第一条为加强外语学院科研档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)的有关法规，结合外语学院具体情况，特制定本办法。
第二条科研档案是指外语学院科学技术活动中直接形成的具有保存价值的科技文件材料，包括纸质材料、电子材料、音像材料等各种载体形式。它是科研活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是外语学院的宝贵财富。科研档案实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，有利于科研档案的开发和利用。
第三条科研档案实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。外语学院科研秘书是外语学院科研档案的负责人员，应当及时收集、整理、立卷，按时归档，对工作范围内形成的档案材料的完整性负责。
第四条归档范围
1.科研综合管理性文件材料：科研行政管理、科研计划管理、科研成果管理、科研经费管理、申报科学基金及有关批复及重要学术活动材料；
2.科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件
3.研究实验阶段：各种载体的重要原始记录（必须经过整理）、重要的来往文件等。
4.总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文、专著、技术鉴定材料等。
5.成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
6.推广应用阶段：推广应用方案、总结、转让合同、用户反馈意见等。
7.专利申报、审批文件，专利证书、获奖证书等。
第五条案卷质量要求
1、根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理。
2、内容不可分的科研文件材料按以下要求排列；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
3、接收档案必须填写移交清单，以备核验。
第六条归档时间
管理性文件材料在次年六月底以前归档；专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；报奖材料在报奖同时归档。
第七条借阅制度
科技处、本课题组可查阅自己移交的档案。查阅科研档案时，科研档案原件原则上不外借，如有特殊情况，须说明理由，经有关领导批准，办理相关借阅手续后方可借出，用毕及时归还。
